Elektroniczny dziennik budowy: jak go założyć krok po kroku w 2026

Elektroniczny dziennik budowy zakładasz w 2026 roku w kilka minut: logujesz się do systemu EDB przez login.gov.pl, składasz wniosek, a urząd wydaje dziennik w 3 dni robocze. Potem dodajesz kierownika budowy, który prowadzi dziennik aż do zakończenia robót. Wersja elektroniczna jest bezpłatna i działa także w telefonie. Papierowy dziennik nadal wolno wybrać, ale urzędy wydają go tylko do końca 2031 roku.

Klienci, którzy kupują u nas projekt, często pytają o ten etap tuż po zgłoszeniu lub pozwoleniu. Poniżej opisujemy całą ścieżkę założenia elektronicznego dziennika budowy, od konta w systemie po zamknięcie dziennika przy odbiorze domu.

Czym jest elektroniczny dziennik budowy

Dziennik budowy to urzędowy dokument, w którym zapisuje się przebieg robót i zdarzenia ważne dla oceny ich jakości (art. 47a Prawa budowlanego). Wpisy robi się po kolei, z datą i danymi osoby, która je dodaje. Poprawka starego wpisu to zawsze nowy wpis z uzasadnieniem.

Od 27 stycznia 2023 roku dziennik możesz prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 47c). Wersję elektroniczną prowadzi się w systemie Elektroniczny Dziennik Budowy, w skrócie EDB. Utrzymuje go Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (art. 47q).

System pilnuje, żeby nikt nie zmienił ani nie skasował wpisów (art. 47m ust. 4). Każdy wpis jest przypisany do konta osoby, która go zrobiła. Dla inwestora to wygoda: dziennik jest zawsze pod ręką, także gdy nie ma Cię na budowie.

Kiedy trzeba mieć dziennik budowy

Dziennik prowadzi się przy wykonywaniu robót budowlanych, które wymagają ustanowienia kierownika budowy (art. 45). Przy domu jednorodzinnym to dom budowany na pozwolenie i dom na zgłoszenie z projektem. Szczegóły tych ścieżek opisaliśmy we wpisie o pozwoleniu na budowę domu.

Wyjątkiem jest dom do 70 m² zabudowy na własne potrzeby mieszkaniowe. Możesz wtedy sam przejąć odpowiedzialność za kierowanie budową, bez kierownika. Skoro kierownik nie jest obowiązkowy, nie ma też obowiązku dziennika. Więcej o tej ścieżce piszemy w tekście o domu bez pozwolenia na budowę.

Przy pierwszej budowie radzimy jednak zatrudnić kierownika nawet przy małym domu. Wtedy dziennik przydaje się jako zapis odbiorów fundamentów, stropu i więźby.

Dziennik papierowy czy elektroniczny: porównanie

Obie formy mają tę samą moc prawną. Różnią się sposobem wydania, dostępem i tym, co oddajesz przy zakończeniu budowy.

Podstawa: art. 47c, 47g, 47h, 47j, 47k i 47v Prawa budowlanego oraz rozporządzenie w sprawie dziennika budowy i systemu EDB (Dz.U. 2023 poz. 45, § 4 i § 5).

W naszej ocenie dla domu jednorodzinnego wersja elektroniczna wygrywa. Nie zgubisz jej, nie zamoknie na placu budowy, a wpisy kierownika widzisz od razu.

Jak założyć elektroniczny dziennik budowy krok po kroku

Całość zajmuje kilkanaście minut pracy i kilka dni czekania na urząd. Opis kroków w aplikacji opieramy na przewodniku GUNB dla uczestników procesu budowlanego.

Krok 1: konto w systemie EDB

Wejdź na stronę e-dziennikbudowy.gunb.gov.pl i wybierz logowanie dla osób fizycznych. Zostaniesz przekierowany do login.gov.pl. Tam potwierdzasz tożsamość profilem zaufanym, e-dowodem albo przez bankowość elektroniczną (§ 16 rozporządzenia).

Po powrocie do systemu podajesz adres e-mail i klikasz link z wiadomości. Do założenia konta ustawa wymaga tylko imienia, nazwiska i e-maila (art. 47n ust. 2). Konto zakłada każdy, kto będzie robić wpisy: inwestor, kierownik, inspektor nadzoru.

Krok 2: wniosek o wydanie dziennika budowy

W menu wybierasz „Moje dzienniki budowy” i wypełniasz formularz. Ustawa wymaga podania danych inwestora, organu, który wydał pozwolenie lub przyjął zgłoszenie, daty oraz numeru decyzji lub znaku sprawy (art. 47g ust. 4). Działkę możesz wskazać na mapie jednym kliknięciem.

Wniosek trafia do organu administracji architektoniczno-budowlanej, czyli starostwa albo urzędu miasta, który prowadził Twoją sprawę. Jeśli składa go pełnomocnik, dołącza skan pełnomocnictwa i potwierdzenie opłaty skarbowej.

Krok 3: odbiór dziennika

Urząd wydaje dziennik w ciągu 3 dni roboczych (art. 47g ust. 5 Prawa budowlanego). Nie zrobi tego wcześniej niż w dniu, w którym pozwolenie stało się wykonalne albo nabyłeś prawo do budowy na podstawie zgłoszenia. Wniosek możesz jednak przygotować wcześniej, choćby jako wersję roboczą.

Dostajesz e-mail, a dziennik pojawia się na Twoim koncie z indywidualnym numerem (art. 47h ust. 2). Ten numer podasz potem przy zakończeniu budowy.

Krok 4: dodanie kierownika budowy

W dzienniku otwierasz zakładkę uczestników procesu budowlanego. Wybierasz rolę „kierownik budowy”, wpisujesz jego e-mail i datę powierzenia obowiązków. Jeśli kierownik nie ma jeszcze konta, system wyśle mu zaproszenie.

Kierownik przyjmuje funkcję w aplikacji i podaje numer uprawnień. W wersji elektronicznej to zastępuje ręczny wpis o powierzeniu i przyjęciu funkcji (§ 10 i § 12 rozporządzenia). Tak samo dodajesz inspektora nadzoru inwestorskiego i projektanta, jeśli ich powołałeś.

Krok 5: pierwszy wpis kierownika przed startem robót

Zanim ruszy budowa, kierownik potwierdza wpisem otrzymanie zatwierdzonego projektu budowlanego (art. 45a ust. 1 pkt 2). Równolegle Ty zawiadamiasz nadzór budowlany o terminie rozpoczęcia robót budowlanych (art. 41 ust. 4). Kolejność całego startu budowy pokazujemy we wpisie budowa domu krok po kroku.

Kto robi wpisy i kto ma dostęp

Za prowadzenie dziennika odpowiada kierownik budowy (art. 47d). Wpisy mogą robić uczestnicy procesu budowlanego, geodeta i pracownicy nadzoru podczas kontroli (art. 47e). Więcej o roli kierownika znajdziesz w poradniku o obowiązkach kierownika budowy.

Inwestor udostępnia dziennik uczestnikom procesu, a kierownik geodecie i kontrolerom (art. 47o ust. 1). Inwestor może też odebrać komuś dostęp. Odsunięta osoba ma wtedy jeszcze 14 dni na własny wpis (§ 13 rozporządzenia).

Zmiana kierownika w trakcie budowy wymaga wpisu o stanie robót. Robi go ustępujący kierownik, a nowy potwierdza przyjęcie funkcji (§ 11 rozporządzenia).

Co wpisuje się do dziennika przy budowie domu

Przy domu jednorodzinnym dziennik rośnie razem z budową. Pierwsze wpisy dotyczą osób: kierownika, inspektora nadzoru i projektanta. Potem pojawia się wytyczenie budynku przez geodetę.

Najważniejsze są odbiory robót zanikających i ulegających zakryciu. Kierownik zgłasza je do sprawdzenia, zanim zostaną zasypane lub zabudowane (art. 22 pkt 7 Prawa budowlanego). W praktyce to zbrojenie ław lub płyty, izolacje fundamentów i zbrojenie stropu.

Protokoły odbiorów można wpisać do dziennika albo sporządzić osobno i dołączyć (§ 15 rozporządzenia). W wersji elektronicznej dodajesz je jako załączniki. Zdjęcie zbrojenia dołączone do wpisu ułatwia potem rozmowę z wykonawcą, gdy pojawi się spór.

Zamknięcie dziennika i zakończenie budowy

Po zakończeniu robót kierownik zamyka dziennik. W wersji elektronicznej nadaje mu w systemie status „zamknięty” (art. 47l ust. 1 i 2). Gdy trzeba coś jeszcze dokończyć, inwestor może przywrócić kierownikowi prawo do wpisów.

Do zawiadomienia o zakończeniu budowy zwykle dołącza się oryginał papierowego dziennika albo numer dziennika elektronicznego (art. 57 ust. 1 pkt 1 Prawa budowlanego). Przy domu jednorodzinnym ten obowiązek nie obowiązuje (art. 57 ust. 1b). Gdy nadzór przyjmie zawiadomienie bez zastrzeżeń, dziennik dostaje status „oddany do użytkowania” (art. 47l ust. 5).

Dane z dziennika system przechowuje przez 25 lat od tego statusu (art. 47s). Gdy przekazujesz dom nabywcy albo zarządcy, oddajesz wydruk dziennika z EDB albo plik pobrany z systemu (art. 60 ust. 2).

Najczęstsze kłopoty z EDB

Najczęściej kłopot sprawiają logowanie i role. Oto sytuacje, które warto znać przed startem budowy:

• kierownik nie może przyjąć funkcji, bo nie dodał numeru uprawnień w swoim profilu,
• inwestor szuka dziennika w złym serwisie: wnioski o pozwolenie są w e-Budownictwie, a dziennik w osobnym systemie EDB,
• w sklepie z aplikacjami są programy o podobnej nazwie, a zgodny z przepisami jest tylko ten od Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego,
• wniosek złożono za wcześnie i czeka, aż decyzja stanie się wykonalna.

Krótko: sprawdź adres, wydawcę aplikacji i dane kierownika. To oszczędza dni.

Zanim złożysz wniosek o dziennik

Najpierw musisz mieć prawo do budowy: wykonalne pozwolenie albo skuteczne zgłoszenie. Przygotuj numer decyzji lub znak sprawy, dane działki i e-mail kierownika. Upewnij się, że kierownik ma konto w EDB i wpisane uprawnienia.

Jeśli dopiero wybierasz dom, zacznij od projektu i działki. Formalności zajmą wtedy tygodnie, a sam dziennik kilka dni. Nasze gotowe projekty znajdziesz w katalogu wszystkich projektów domów.

Źródła

• Prawo budowlane, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 524 (ISAP): art. 41 ust. 4, art. 45, art. 45a, art. 47a-47v, art. 57 ust. 1 i 1b, art. 60 ust. 2.
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 22 grudnia 2022 r. w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy, Dz.U. 2023 poz. 45 (ISAP).
• System Elektroniczny Dziennik Budowy (GUNB).

Stan prawny na październik 2026.